Jaki sposób wyceny usług informatycznych opłaca się klientom
Kolejny finansowy temat.
Tym razem chcemy pokazać jak różne sposoby wyceny zleceń informatycznych rzutują na cenę końcową usługi dla klienta. I mówię tu zarówno o jednorazowych zleceniach jak i regularnej opiece informatycznej miesiąc w miesiąc.
Ktoś może skwitować: „Po co takie rozważania? Ma być najtaniej i już!”…
Zacznijmy może od tego jak w praktyce wygląda ustalanie z nami cen. Przychodzimy do klienta i pytamy się jaki sposób wyceny preferuje. I tu w zależności od rodzaju klienta, branży, jego wcześniejszych doświadczeń z informatykami czy podwykonawcami w ogóle, słyszymy następujące wersje zdarzeń:
- ryczałt za usługę,
- wycena godzinowa,
- wycena zadaniowa (np. określona stawka za każdą interwencję).
W prawie każdym z tych przypadków, osoba decyzyjna po stronie klienta jest w pełni przekonana co do słuszności własnej propozycji takiej wyceny. Sporo klientów nie ma doświadczenia informatycznego, własnych statystyk odnośnie pracochłonności poszczególnych zadań informatycznych, pełnej świadomości co faktycznie dzieje się w ich sieci komputerowej.
W efekcie wybierają wykonawców którzy zaoferują ich ulubiony sposób wyceny a nie najtańszy w danej sytuacji.
Czy zatem zamierzamy z tym polemizować albo udowadniać że ktoś nie ma racji?
Nie, chcemy jedynie pokazać jak u nas wycena usługi wygląda od kuchni i w zależności od sytuacji w danej firmie i jak takie czy inne założenie może przełożyć się na finalną cenę usługi.
Można to potraktować jak taki swoisty przewodnik po wycenach informatycznych. I jeśli nawet ktoś nie wybierze nas do realizacji danego zadania, może przyda mu się to w rozmowach z innymi podwykonawcami.
Może parę przykładów:
gdy wiedza osoby decyzyjnej o aktualnej sytuacji sieci komputerowej w firmie pokrywa się ze stanem faktycznym, gdy osoba taka jest osobą trochę techniczną i dodatkowo jest dobrze zorientowana w przebiegu poprzednich prac informatycznych, wie co gdzie było robione wcześniej i jaki efekt to dało – tam raczej opłaca się zastosować wycenę czasową.
Dzieje się tak gdyż w trakcie prac najczęściej nie wychodzą dodatkowe, nieznane wcześniej fakty, problemy czy zadania – więc koszt jest przewidywalny a ponieważ jest liczony od czasu więc dobrze dopasowany do zakresu prac.
w przypadku gdy osoba decyzyjna nie jest osobą techniczną, nie do końca ma pełny zakres informacji odnośnie tego co było zrobione w systemie wcześniej, jeśli nie wnikała dokładnie czym zajmowała się faktycznie poprzednia ekipa IT, na czym polegały problemy – to najczęściej w trakcie dalszych prac informatycznych wyjdzie dużo niespodzianek.
W przypadku realizacji wyceny czasowej może dać różne nieprzewidziane efekty finansowe. Siadamy do prac, ktoś decyzyjny zakłada że dane zadanie skończymy w godzinę, a tymczasem my napotykamy przy okazji 3 inne problemy informatyczne i właściwie czas realizacji przeciąga się do 3-4 godzin i nie jest to celowe generowanie kosztów czy naciąganie czasu pracy – rzeczywiście tyle pracy trzeba włożyć aby zrobić coś solidnie.
Najlepszą analogią byłby przypadek gdy jedziemy do mechanika samochodowego aby wymienił nam olej a przy okazji dowiadujemy się że mamy zużyte klocki hamulcowe i brak płynu hamulcowego.
I tu ma miejsce pewna sytuacja patowa – jeśli taki przykładowy mechanik wymieni jednak te klocki, doleje płynu hamulcowego to jesteśmy bezpieczniejsi na drodze, ale czujemy się trochę oburzeni i może oszukani albo naciągnięci – nie zakładaliśmy dodatkowego kosztu, nie pasuje to nam.
Z drugiej jednak strony – jeśli ktoś tego nie wyprostuje (zrobi tylko to o co prosiliśmy ignorując faktyczne zagrożenie) albo chociaż nam o tym nie wspomni, będzie automatycznie głównym podejrzanym w przypadku gdy będziemy mieli wypadek i nie zdążymy skutecznie zahamować. I tak źle, i tak niedobrze…
Dlatego też w przypadku gdy zleceniodawca nie ma pełnej wiedzy o stanie infrastruktury informatycznej ani o problemach które tam występują, dużo lepiej wyjdzie na wycenie ryczałtowej lub zafiksowanej kwocie za dany zakres zadań.
Oczywiście ta sytuacja ma również drugą stronę medalu. My również chcemy aby cena odpowiadała pracochłonności więc w przypadku gdy pracochłonność w istotny sposób przewyższa uprzednią wycenę, staramy się o tym z klientem rozmawiać. Jednak jest to dużo lepsza sytuacja niż taka, w której zleceniodawca staje przed dużo wyższym kosztem w wyniku wyceny godzinowej niż się spodziewał.
wycena zadaniowa przydaje się gdzieś pośrodku – jeśli nie wiemy wszystkiego o naszej sieci komputerowej, mamy pracowników, którzy mogą coś chcący lub niechcący w niej zepsuć, ale z drugiej strony jakiś obraz tej sytuacji mamy, dotychczasowy podwykonawca informatyczny rzeczowo informował nas o postępach i efektach swoich prac, możemy wykorzystać złoty środek jakim jest wycena zadaniowa. Czyli umawiamy się na konkretną cenę za dany typ zadania.
Tytułem podsumowania – jak widać dużo zależy od tego ile zleceniodawca wie o zadaniu które nam zleca i o tym co się dzieje w jego sieci komputerowej. Dlatego też jeśli zamierzamy zlecić doraźne zadanie informatyczne lub podpisać umowę regularnej opieki informatycznej – weźmy poprawkę na nasz poziom wiedzy informatycznej oraz wiedzy o tym co się dzieje w naszym systemie komputerowym oraz jak faktycznie wywiązywała się z zadań informatycznych poprzednia ekipa.
